Messe-Services optimal nutzen

Die Auswahl der richtigen Messe-Services ist sicherlich eine der am wenigsten erfreulichen Aufgaben bei der Planung – aber äußerst wichtig.

Das Aussteller-Handbuch ist der offizielle Führer für alles, was man als Aussteller über die Messe wissen muss – von Richtlinien und Bestimmungen, Serviceund Promotion-Angeboten bis hin zu Formularen und Versandinformationen. Beachten Sie alle vorgegebenen Termine und Fristen.

Überlegen Sie, welche Produkte Sie vorführen oder präsentieren möchten und welche Versorgungsleistungen Sie dafür benötigen. Treffen Sie Entscheidungen bezüglich der Teppiche, des Mobiliars, der Farbkomposition sowie des Reinigungsund Sicherheitsdienstes. Dienstleistungen, die erst zu Beginn der Messe bestellt werden, verursachen bis zu 50 Prozent höhere Kosten.

Betrachten Sie Ihre Standposition auf dem Flächenplan und überlegen Sie, wo am meisten Publikumsverkehr entstehen wird. Achten Sie auf jede noch so kleine und unbedeutend erscheinende Markierung, da sie die Deckenhöhen, Säulenpositionen und Ähnliches anzeigen kann.

Bestellen Sie immer mehr Strom als Sie brauchen, damit Ihre Präsentationen in jedem Fall störungsfrei funktionieren. Rufen Sie bei der Elektroabteilung an und erkundigen Sie sich, wie viel Strom Sie brauchen und wo die Stromanschlüsse liegen – ob auf dem Boden, hinter oder über dem Stand. Präsentieren Sie Ihre Produkte dort, wo sie am wenigsten von unschönen Kabeln oder Leitungen beeinträchtigt werden. Bestellen Sie immer mehr Strom als Sie brauchen, damit Ihre Präsentationen in jedem Fall störungsfrei funktionieren.

Bei manchen Transporten wird zusätzliches "Rollgeld" verlangt: Ihr Messe-Material wird an den zugewiesenen Platz gebracht, die leeren Kartons werden entfernt und am Ende der Messe wieder zurückgebracht, um die wiederverpackten Materialien an die Laderampe zu transportieren. Verschicken Sie alle Materialien gleichzeitig, um Kosten zu sparen.

Sorgen Sie dafür, dass alle Stromleitungen und Kabel vor dem Auslegen des Teppichs verlegt werden, damit Sie den Teppich später nicht zerschneiden müssen. Bestellen Sie genug Teppich, um den Betonstreifen zwischen dem Display und der Lauffläche zu verdecken.

Kalkulieren Sie zusätzliche Zeit für die Zollabfertigung ein, wenn Sie Fracht ins Ausland senden. Die richtigen Papiere müssen vorliegen, und in vielen Fällen wird die Sendung eingehend untersucht. Schalten Sie ein Zollabfertigungs- bzw. Frachtunternehmen ein, das die Abfertigung koordiniert und Sie laufend informiert.

Die Mitarbeiter des Messeveranstalters können Ihre besten Freunde sein. Sie können Ihnen wertvolle Hilfe bei der Beantwortung von Fragen oder der Lösung von Problemen leisten. Außerdem ist es ihre Aufgabe, Ihnen zu helfen.

Jedes Land hat unterschiedliche Arbeitsgesetze. Lesen Sie das Aussteller-Handbuch sorgfältig durch, um sich mit den örtlichen Vorschriften vertraut zu machen. Richten Sie alle Fragen an den Messeveranstalter oder den jeweiligen Dienstleister. Unter Umständen ist es ratsam, den Aufbau Ihres Standes durch Ihr Messebau-Unternehmen beaufsichtigen zu lassen.

Denken Sie daran, Kopien aller wichtigen Unterlagen mitzunehmen – insbesondere Lagepläne, Messe- Service-Aufträge, Versandnummern für die Verfolgung von Sendungen sowie alle wichtigen Kontaktnamen, Telefon- und Faxnummern.