Messe-Services optimal nutzen

People providing exceptional show services

Die Auswahl der richtigen Messe-Services ist sicherlich eine der am wenigsten erfreulichen Aufgaben bei der Planung – aber äußerst wichtig.

1. Lesen Sie das Aussteller- Handbuch sorgfältig durch

Das Aussteller-Handbuch ist der offizielle Fu¨hrer fu¨r alles, was man als Aussteller u¨ber die Messe wissen muss – von Richtlinien und Bestimmungen, Serviceund Promotion-Angeboten bis hin zu Formularen und Versandinformationen. Beachten Sie alle vorgegebenen Termine und Fristen.

2. Entscheiden Sie, welche Services Sie brauchen

Überlegen Sie, welche Produkte Sie vorfu¨hren oder präsentieren möchten und welche Versorgungsleistungen Sie dafu¨r benötigen. Treffen Sie Entscheidungen bezu¨glich der Teppiche, des Mobiliars, der Farbkomposition sowie des Reinigungsund Sicherheitsdienstes. Dienstleistungen, die erst zu Beginn der Messe bestellt werden, verursachen bis zu 50 Prozent höhere Kosten.

3. Machen Sie sich mit dem Flächenplan vertraut

Betrachten Sie Ihre Standposition auf dem Flächenplan und u¨berlegen Sie, wo am meisten Publikumsverkehr entstehen wird. Achten Sie auf jede noch so kleine und unbedeutend erscheinende Markierung, da sie die Deckenhöhen, Säulenpositionen und Ähnliches anzeigen kann.

4. Sorgen Sie fu¨r genug Strom

Bestellen Sie immer mehr Strom als Sie brauchen, damit Ihre Präsentationen in jedem Fall störungsfrei funktionieren. Rufen Sie bei der Elektroabteilung an und erkundigen Sie sich, wie viel Strom Sie brauchen und wo die Stromanschlu¨sse liegen – ob auf dem Boden, hinter oder u¨ber dem Stand. Präsentieren Sie Ihre Produkte dort, wo sie am wenigsten von unschönen Kabeln oder Leitungen beeinträchtigt werden. Bestellen Sie immer mehr Strom als Sie brauchen, damit Ihre Präsentationen in jedem Fall störungsfrei funktionieren.

5. Reduzieren Sie Zustellgebu¨hren

Bei manchen Transporten wird zusätzliches "Rollgeld" verlangt: Ihr Messe-Material wird an den zugewiesenen Platz gebracht, die leeren Kartons werden entfernt und am Ende der Messe wieder zuru¨ckgebracht, um die wiederverpackten Materialien an die Laderampe zu transportieren. Verschicken Sie alle Materialien gleichzeitig, um Kosten zu sparen.

6. Bringen Sie genug Teppich mit

Sorgen Sie dafu¨r, dass alle Stromleitungen und Kabel vor dem Auslegen des Teppichs verlegt werden, damit Sie den Teppich später nicht zerschneiden mu¨ssen. Bestellen Sie genug Teppich, um den Betonstreifen zwischen dem Display und der Lauffläche zu verdecken.

7. Planen Sie genu¨gend Zeit fu¨r Zollabfertigungen ein

Kalkulieren Sie zusätzliche Zeit fu¨r die Zollabfertigung ein, wenn Sie Fracht ins Ausland senden. Die richtigen Papiere mu¨ssen vorliegen, und in vielen Fällen wird die Sendung eingehend untersucht. Schalten Sie ein Zollabfertigungs- bzw. Frachtunternehmen ein, das die Abfertigung koordiniert und Sie laufend informiert.

8. Machen Sie sich mit dem Messeveranstalter bekannt

Die Mitarbeiter des Messeveranstalters können Ihre besten Freunde sein. Sie können Ihnen wertvolle Hilfe bei der Beantwortung von Fragen oder der Lösung von Problemen leisten. Außerdem ist es ihre Aufgabe, Ihnen zu helfen.

9. Denken Sie an das Arbeitsrecht

Jedes Land hat unterschiedliche Arbeitsgesetze. Lesen Sie das Aussteller-Handbuch sorgfältig durch, um sich mit den örtlichen Vorschriften vertraut zu machen. Richten Sie alle Fragen an den Messeveranstalter oder den jeweiligen Dienstleister. Unter Umständen ist es ratsam, den Aufbau Ihres Standes durch Ihr Messebau-Unternehmen beaufsichtigen zu lassen.

10. Nehmen Sie alle wichtigen Papiere mit

Denken Sie daran, Kopien aller wichtigen Unterlagen mitzunehmen – insbesondere Lagepläne, Messe- Service-Aufträge, Versandnummern fu¨r die Verfolgung von Sendungen sowie alle wichtigen Kontaktnamen, Telefon- und Faxnummern.