Effiziente Methoden zur Kostensenkung

Messekosten senken

Wenn Sie zu den typischen Ausstellern gehören, sind Sie sicher daran interessiert, Geld zu sparen. Hier zeigen wir Ihnen zehn einfache, praktische und kreative Methoden, um Ihr Budget optimal zu nutzen.

1. Gute Planung

Gute Planung ist der wichtigste Tipp zum Kosten sparen. Detailliertes Vorausplanen eru¨brigt teure Eilzuschläge. Erstellen Sie eine Liste mit allen wichtigen Daten und Maßnahmen. Setzen Sie Termine vorsichtshalber einen Monat fru¨her an, damit sie sicher eingehalten werden können.

2. Produktion von Werbematerialien

Lassen Sie alle Werbematerialien auf einmal anfertigen, damit Sie Druckkosten sparen.

3. Kauf eines Displays

Überlegen Sie zuerst, welche Art von Display Ihren funktionalen Anforderungen am besten gerecht wird. Aus Kostensicht ist ein Display dann besonders interessant, wenn es
• kompakt ist und Sie dadurch Lagerkosten sparen
• möglichst leicht ist und damit Ihre Versandkosten minimiert
• tragbar ist und dadurch auch mit dem Auto, per Kurier oder als Handgepäck im Flugzeug transportiert werden kann
• schnell, problemlos und ohne zusätzliche Personalkosten aufgebaut werden kann
• sich durch Hinzufu¨gen, Austauschen oder Entfernen von Komponenten kostengu¨nstig an unterschiedliche Standflächen anpassen lässt.

4. Grafiken

Entwerfen und produzieren Sie Ihre Grafiken rechtzeitig, um Überstunden oder Eilzuschläge zu vermeiden. Lassen Sie Ihre Texte unbedingt vor dem Druck korrigieren.

5. Aussteller-Utensilien

Stellen Sie sich eine "Aussteller-Box" zusammen, in der Sie alles mitnehmen, was oft am Messestand gebraucht wird. Packen Sie einen Hefter, Klebeband, Klettband, eine Schere, ein Taschenmesser, Kugelschreiber, Papier, Verlängerungskabel und Ersatzglu¨hbirnen ein. Vergessen Sie nicht, die Box nach jeder Veranstaltung wieder aufzufu¨llen.

6. Broschu¨ren

Nehmen Sie nur so viele Broschu¨ren mit, wie Sie brauchen, um sehr gut qualifizierte Interessenten zu bedienen. Bieten Sie anderen Interessenten an, die Broschu¨ren per Post zu schicken, damit sie nach deren Ru¨ckkehr von der Messe bereits "auf dem Schreibtisch liegen". Dadurch sparen Sie unnötige Transport- und Druckkosten und reduzieren Abfall.

7. Transport

Bevor Sie einen Messestand kaufen, sollten Sie sicher sein, dass Sie ihn kostengu¨nstig transportieren können. Leichtgewichtige, haltbare Systeme reduzieren Ihre Versand- und Transportkosten merklich. Fu¨hren Sie genaue Listen u¨ber das tatsächliche Gewicht, den Inhalt und die Anzahl der Container. Geben Sie das Gewicht auf dem Frachtbrief an. Packen Sie alle Komponenten in einen Behälter oder bu¨ndeln Sie Einzelteile mit Schrumpf- Folie auf einer Palette. Sparen Sie nicht an Transportbehältern. Die Neuproduktion von beschädigten Grafiken "auf den letzten Dru¨cker" kann teuer werden.

8. Anreise

Fragen Sie bei Fluggesellschaften nach Sonderangeboten und nach Gruppentarifen. Buchen Sie Ihr Hotel rechtzeitig und fragen Sie nach Sonderoder Geschäftsrabatten. Pru¨fen Sie die Preise bei zusätzlicher Übernachtung am Samstag, da eine extra Hotelu¨bernachtung oft weniger kostet als ein Flugschein zum Business-Tarif. Benutzen Sie den Flughafenbus anstelle eines Taxis.

9. Dienstleistungen

Bestellen Sie Dienstleistungen wie Strom, Telefonanschluss, Reinigungsdienst usw. mindestens zehn bis 30 Tage vor dem Messetermin. Die Preise liegen später oft um zehn bis 20 Prozent höher. Ordern Sie mehr Kapazität als Sie brauchen, um das Risiko einer Versorgungsstörung und somit Zusatzkosten zu vermeiden.

10. Aufbau

Nutzen Sie normale Arbeitszeiten zum Standaufbau. Vermeiden Sie möglichst Wochenendarbeit und Überstunden, da diese mit hohen Personalkosten verbunden sind. Lassen Sie den Stand nach Möglichkeit von Ihren eigenen Mitarbeitern aufbauen. Informieren Sie sich beim Veranstalter u¨ber die geltenden Bestimmungen.