Alles, was Sie über Messe-Transporte wissen müssen

Moving truck for shipping exhibits

Beim Transport Ihres Displays und anderer Materialien spart Ihnen die richtige Entscheidung nicht nur Zeit und Geld – sondern auch viel Ärger.

1. Planen Sie voraus

Je früher Sie voraus planen, desto besser können Sie Ihren Transport organisieren. Die vier üblichen Transportmethoden sind: Spediteur, Autotransport, Luftfracht oder Kurierdienst (beispielsweise DHL oder FedEx). Wenn Sie Ihren Transport erst in der letzten Minute planen, haben Sie weniger Wahlmöglichkeiten und dadurch wahrscheinlich höhere Transportkosten.

2. Treffen Sie die richtige Entscheidung

Berücksichtigen Sie bei der Organisation Ihrer Transporte folgende Punkte: die Verpackung Ihrer Sendung, die Herkunft und das Ziel der Sendung, die Transportzeit sowie die Abhol- oder Auslieferungsbedingungen.

3. Vorteile

Spediteure sind kostengünstiger, und der Weg Ihrer Sendung lässt sich leichter überprün.

Spezialunternehmen für Messetransporte bieten oft einen erstklassigen Tür-zu-Tür-Service. Sie können in Kisten oder mit Schrumpffolie verpackte Sendungen verladen. Die Fracht wird vom selben Fahrer ver- und entladen. Die Lastwagen sind mit Luftfederung (zur zusätzlichen Stoßdämpfung) ausgestattet.

Luftfracht ist die schnellste Transportmethode, da diese von Spezialunternehmen durchgeführt wird.

Ein Kurierdienst bietet den schnellsten Transportweg für die letzten "Kleinigkeiten", die noch zur Messe gebracht werden müssen.

4. Nachteile

Spediteure
Die Nachteile bei Spediteuren liegen darin,
• dass sie die Fracht oft mehrfach an andere Unternehmen weitergeben, wodurch die Gefahr von Beschädigungen steigt
• dass sie wenig direkten Kontakt mit Ausstellern haben (weil sie meistens von Messebau- Unternehmen beauftragt werden)
• dass Ihre Fracht möglicherweise nicht für normale Straßenkonditionen geeignet ist (beispielsweise empfindliche Geräte)
• dass sie nur in Kisten verpacktes Frachtgut annehmen

Spezialunternehmen fu¨r Messetransporte
Der Nachteil von Messespediteuren besteht darin, dass sie in der Regel teurer sind.

Luftfracht
Die Nachteile von Luftfracht liegen darin,
• dass die Vermittler die Fracht immer wieder an andere Fluglinien weitergeben
• dass die Gepäckverlader der Fluglinien oft nicht sehr sorgfältig arbeiten
• dass die Kosten hoch und die Frachtgrößen begrenzt sind

Ein Kurierdienst
Der Nachteil bei sind die hohen Kosten

5. Machen Sie Ihre Hausaufgaben

Wählen Sie einen Spediteur,
• der einen speziellen Messe-Service anbietet
• der Ihre Sendung rund um die Uhr verfolgen kann
• der Fahrer mit Erfahrung beim Anliefern auf Messeneinsetzt

Holen Sie Empfehlungen ein. Erkundigen Sie sich vorher, was mit Ihrem Frachtgut vor, während und nach dem Transport passiert.

6. Erkundigen Sie sich, ob es einen offiziellen Messespediteur gibt

Fragen Sie den Messeveranstalter nach einem offiziellen Spediteur für die Messe. Ein offizieller Messespediteur bietet wahrscheinlich besonders günstige Preise.

7. Nutzen Sie Sonderkonditionen

Eventuell lohnt es sich, Jahresangebote einzuholen oder den gesamten Transportbedarf Ihres Unternehmens "aus einer Hand" zu decken.

8. Klären Sie alle Versicherungsfragen

Es gibt verschiedene Versicherungsmöglichkeiten für Ihren Messestand – beispielsweise allgemeine Unternehmensversicherungen, Speditionsversicherungen oder Sonderversicherungen mit erhöhten Deckungsbeträgen. Fragen Sie Ihren Spediteur nach der Versicherung von Einzelsendungen, ob er eine Pauschalversicherung anbietet (mit der Ihr Display während der gesamten Messe versichert ist) und nach den Formalitäten im Schadensfall. Jeder professionelle Spediteur ist gegen Schäden durch Verlust oder Verspätungen versichert. Klären Sie alle Einzelheiten. Erkundigen Sie sich nach Schadensersatz- und Garantieleistungen bei schlechten Wetterbedingungen und Naturkatastrophen.

9. Achten Sie auf korrekte Beschriftungen

Beschriften Sie jede Schachtel, jeden Karton und jede Kiste mit dem Messenamen und Ihrer Standnummer – auch dann, wenn alles zusammen in einer Sendung verschickt wird. Achten Sie darauf, dass alle Adressetiketten fest kleben. Nehmen Sie vorsichtshalber zusätzliche Etiketten mit der Rücksendeanschrift mit.

10. Regeln Sie die Formalitäten

Wenn Sie auch an Messen im Ausland teilnehmen, sollten Sie ein Frachtunternehmen mit einem weltweiten Fuhrpark oder mit internationalen Kooperationspartnern wählen. Prüfen Sie, welche Services man Ihnen für die Zollabfertigung, Dokumentenerstellung, zollfreie Zwischenlagerung, Lagerung und Frachtgutkonsolidierung anbietet. Fragen Sie nach Garantien für zu¨gige Zollabfertigungen und nach dem kürzesten Lieferweg.